Wskazówki produktywności dla freelancerów na telefonie: mniej mentalnego chaosu i szybsze odpowiedzi

13 lipca 2018

Praca freelancera na telefonie może wydawać się wygodna — aż do dnia, w którym cały dzień zaczyna składać się z drobnych przerw. Jeden klient pyta o stawki. Inny chce znać Twoją dostępność. Musisz wysłać swoje przedstawienie, dane kontaktowe i tę samą aktualizację projektu, którą wczoraj napisałeś(-aś), tylko trochę innymi słowami. Każde z tych zadań samo w sobie nie jest trudne, ale razem stopniowo odbierają Ci skupienie.

Dlatego dobre wskazówki dotyczące produktywności freelancera często nie polegają na robieniu coraz więcej, ale na usuwaniu zbędnych utrudnień. Gdy Twoje dochody zależą od kończenia pracy dla klientów, ochrona uwagi ma znaczenie. Im więcej drobnych decyzji i powtarzalnego pisania zdejmiesz sobie z głowy, tym łatwiej zachować jasność myślenia i dalej działać.

Dlaczego produktywność freelancera zaczyna się od ograniczenia mentalnego chaosu

Duża część stresu freelancera bierze się z próby pamiętania o wszystkim naraz. Terminy, follow-upy, pytania od klientów, faktury, pomysły, prywatne sprawy i wiadomości związane z ustalaniem terminów — wszystko to walczy o miejsce w Twojej głowie.

Rozwiązanie jest proste: przestań używać pamięci jako tymczasowego magazynu.

Miej jedną listę zadań, której ufasz. Gdy coś się pojawi, od razu to zapisz. To może być przypomnienie o wysłaniu oferty, notatka o follow-upie w czwartek albo lista poprawek, które klient wysłał Ci SMS-em, gdy byłeś(-aś) poza domem. Gdy już to zapiszesz, mózg może to odpuścić.

To ważne, bo mentalny bałagan spowalnia prawdziwą pracę. Jeśli piszesz, projektujesz, redagujesz, doradzasz albo dostarczasz klientom gotową pracę, część Twojej uwagi pozostaje zajęta, gdy jednocześnie próbujesz pamiętać o sześciu niedomkniętych sprawach.

Twój telefon może pomóc na dwa sposoby:

• używaj prostej listy, by szybko zapisywać zadania
• korzystaj z zapisanego tekstu na klawiaturze, by zmniejszyć narzut komunikacyjny, który ciągle wybija Cię z koncentracji

Ten drugi punkt łatwo przeoczyć. Pisanie tej samej odpowiedzi od nowa może zajmować tylko minutę za każdym razem, ale te minuty są rozrzucone po całym dniu. Przerywają głęboką pracę, zmuszają do ciągłego przełączania kontekstu i sprawiają, że Twój umysł jest bardziej obciążony, niż musi.

Podziel dzień na bloki według klienta, rodzaju zadania albo pracy administracyjnej

Jeśli masz wrażenie, że Twój dzień to ciągłe reagowanie na bieżąco, time blocking może przywrócić trochę struktury.

Nie potrzebujesz idealnego systemu. Wystarczy podzielić dzień na kilka wyraźnych bloków. Na przykład:

• 9:00–11:00: praca nad projektem klienta
• 11:00–11:30: wiadomości i follow-upy
• 13:00–14:00: administracja
• 14:00–16:00: drugi projekt klienta

Możesz grupować bloki według klientów, jeśli obsługujesz kilka kont, albo według rodzaju zadań, jeśli Twoja praca jest zróżnicowana. Copywriter może rozdzielić research, pisanie i administrację. Konsultant może oddzielić rozmowy, follow-upy i przygotowywanie ofert.

Celem jest uniknięcie ciągłego przeskakiwania między pracą wymagającą skupienia a drobnymi prośbami.

Pomóc mogą też krótkie sprinty skupienia. Spróbuj pracować 25 minut bez przerwy, a potem zrób krótką pauzę przed kolejną rundą. Jeśli 25 minut to dla Ciebie za mało albo za dużo, dopasuj ten czas. Najważniejsze jest to, żeby dać sobie wyraźne okno na pracę bez sprawdzania każdego powiadomienia i odpowiadania na każdą wiadomość w chwili, gdy się pojawi.

Właśnie tutaj powtarzalna komunikacja staje się kosztowna. Jedna „szybka odpowiedź” może wytrącić Cię z bloku pracy. Jeśli to wiadomość, którą wysyłasz często, zapisanie jej na klawiaturze znacznie ułatwia szybkie załatwienie sprawy i powrót do zaplanowanego zadania.

Korzystaj z zasady pięciu minut, żeby drobne zadania się nie nawarstwiały

Małe zadania stają się stresujące, gdy zaczynają się piętrzyć.

W takich sytuacjach przydaje się zasada pięciu minut: jeśli coś zajmie mniej niż pięć minut, zrób to od razu zamiast pozwalać, by ciągle nad Tobą wisiało. Potwierdź godzinę spotkania. Wyślij swój adres e-mail. Odpowiedz na proste pytanie o stawkę. Prześlij szczegóły rezerwacji. Odhacz i idź dalej.

Ta zasada działa najlepiej wtedy, gdy zadanie naprawdę jest małe. Jeśli otwiera drogę do większej rozmowy, zapisz je na liście i zajmij się nim w odpowiednim bloku czasu.

Zapisane odpowiedzi sprawiają, że to staje się jeszcze bardziej praktyczne. Wiadomość, która kiedyś zajmowała trzy minuty, może zająć kilka sekund, jeśli masz już gotowe brzmienie. To oznacza, że więcej takich drobiazgów da się szybko zamknąć, zanim zamienią się w mentalny zaległy stos.

Wycisz rozpraszacze na iPhone podczas sesji skupienia

Twój telefon jest przydatny w pracy freelancera, ale to także miejsce, w którym żyją rozpraszacze.

Podczas bloku skupienia włącz Nie przeszkadzać albo wycisz powiadomienia, żeby każde brzęczenie nie odciągało Cię od pracy. Nawet krótka przerwa może przerwać tok myślenia i utrudnić powrót do miejsca, w którym skończyłeś(-aś).

To nie znaczy, że masz być niedostępny(-a) przez cały dzień. Chodzi tylko o to, by samodzielnie decydować, kiedy jesteś dostępny(-a).

Dobry rytm wygląda tak:

• pracuj w skupieniu z wyciszonymi powiadomieniami
• sprawdzaj wiadomości o zaplanowanych porach
• sprawnie obsługuj szybkie odpowiedzi
• wracaj do głównej pracy

Ten środkowy krok ma znaczenie. Jeśli otwierasz wiadomości, a potem musisz od zera pisać te same odpowiedzi, taki krótki przegląd zamienia się w dłuższą przerwę. Jeśli Twoje najczęstsze odpowiedzi są już zapisane na klawiaturze, możesz znacznie szybciej wyczyścić rutynowe wiadomości i zamknąć temat.

Zapisz najczęstsze odpowiedzi dla klientów na swojej klawiaturze

Freelancerzy wysyłają zaskakująco dużo powtarzalnego tekstu.

To samo przedstawienie. To samo wyjaśnienie stawek. Ta sama wiadomość „tak najlepiej się ze mną skontaktować”. Ta sama informacja o dostępności. Ta sama odpowiedź „dziękuję, przejrzę to i wrócę do Ciebie jutro”.

Zamiast pisać to od nowa za każdym razem, zapisz takie treści jako snippets na klawiaturze iPhone’a lub iPada. Potem, gdy jesteś w Mail, Messages, portalu klienta, aplikacji społecznościowej albo formularzu, otwórz klawiaturę i stuknij zapisaną odpowiedź, którą chcesz wstawić.

To jeden z najprostszych sposobów na ograniczenie tarcia w pracy opartej na telefonie. W razie potrzeby nadal personalizujesz wiadomości, ale przestajesz marnować energię na te części, które rzadko się zmieniają.

Przydatne snippets dla freelancerów często obejmują:

• odpowiedzi na pytania o stawki
• wiadomości powitalne dla nowych leadów
• dane kontaktowe
• podpisy e-mail albo krótkie bio
• wiadomości dotyczące ustalania terminów
• szablony aktualizacji projektu
• notatki follow-up
• odpowiedzi na częste pytania klientów

Możesz też grupować snippets, żeby łatwiej je znaleźć, na przykład: „Stawki”, „Terminy”, „Dane kontaktowe” i „Follow-Ups”.

Używaj snippets do stawek, terminów, przedstawienia się i danych kontaktowych

Oto kilka praktycznych przykładów.

Odpowiedź na pytanie o stawkę:

Dziękuję za wiadomość. Moja obecna stawka za tego typu pracę zaczyna się od [your rate]. Jeśli podasz termin, zakres i cele projektu, dam znać, jaki będzie najlepszy kolejny krok.

Krótka wiadomość na przedstawienie się:

Cześć, jestem [your name]. Pomagam klientom w zakresie [your service]. Jeśli chcesz, prześlij kilka szczegółów o projekcie, a chętnie się temu przyjrzę.

Dane kontaktowe:

Najlepiej skontaktować się ze mną tutaj: [email]
Telefon: [number]
Strona: [site]

Wiadomość dotycząca terminu:

Jestem dostępny(-a) jutro, %%DATE +1D%%, i mogę wysłać aktualizację do końca dnia.

Ten ostatni przykład jest szczególnie przydatny, bo magic variables mogą wstawić datę za Ciebie. Jeśli więc często wysyłasz wiadomości dotyczące terminów albo follow-upów, nie musisz za każdym razem ręcznie przepisywać daty.

Możesz też zapisać odpowiedzi na rutynowe pytania, takie jak:

• czas realizacji
• zasady poprawek
• jakich informacji potrzebujesz przed rozpoczęciem pracy
• jak przesyłać pliki albo feedback

Te wiadomości mogą wydawać się drobne, ale powtarzają się bez przerwy. Zapisanie ich oznacza mniej pisania, mniej przestojów i bardziej spójną komunikację.

Nie przeciążaj listy zadań i przyspiesz komunikację

Produktywny dzień freelancera to zwykle nie ten, w którym robisz wszystko. To dzień, w którym wiesz, co jest ważne, chronisz na to czas i nie pozwalasz, by małe rzeczy przejęły kontrolę.

Zapisuj zadania, żeby przestały krążyć Ci po głowie. Rezerwuj bloki czasu na prawdziwą pracę. Korzystaj z krótkich sprintów skupienia. Załatwiaj prawdziwe pięciominutowe zadania, zanim zaczną się piętrzyć. Wyciszaj rozpraszacze, gdy potrzebujesz koncentracji. A w przypadku wiadomości, które wysyłasz wciąż od nowa, przestań za każdym razem zaczynać od pustego ekranu.

Jeśli chcesz szybciej obsługiwać powtarzalne wiadomości do klientów na iPhone lub iPadzie, wypróbuj Text Expander – Text Shortcuts & Custom Keyboard: https://apps.apple.com/sa/app/text-expander-keyboard/id6743344539

Gdy komunikacja staje się lżejsza, zwykle lżej robi się też w głowie. To daje Ci więcej przestrzeni na pracę, która naprawdę rozwija Twój freelancerski biznes.