iPhoneで候補者対応をもっと速くする採用業務の生産性向上ヒント

2019年12月5日

必要になる前にメッセージを用意しておくと、採用業務はぐっと速く進みます。iPhoneやiPadから候補者を探し、フォローアップを送り、スクリーニングの質問に答え、面接日程を調整していると、同じような数文を何度も打つだけで1日のかなりの時間が消えてしまいます。

だからこそ、本当に役立つ採用業務の生産性向上ヒントは、長く働くことや次々に新しい手法を追うことではありません。大事なのは、伝え方を明確で、タイムリーで、相手に合わせたまま、繰り返しの入力を減らすことです。カスタムキーボードを使えば、よく使う採用メッセージを保存済みスニペットとしてまとめておき、どのアプリでもすぐに挿入できます。

毎日同じメッセージを送るなら、採用スピードが重要な理由

採用の仕事には一定の流れがあります。新規アプローチ。最初のフォローアップ。「念のためご連絡しました」。スクリーニングの詳細。空き時間の確認。面接確定。お礼のメッセージ。丁寧なお断り。紹介のお願い。

1通ごとは1〜2分で書けるかもしれませんが、その数分はすぐ積み重なります。さらに大きいのは、同じ内容を毎回ゼロから書き直すことで生まれる負担です。言い回しに迷う。大事な情報を入れ忘れる。候補者ごとにトーンがぶれる。しかもそれをすべてスマホでやるなら、入力そのものがボトルネックになります。

もっと良いやり方は、反応の良いメッセージを資産として扱うことです。返信率の高いアプローチ文ができたら保存する。空き時間を自然に聞ける文面が見つかったら残しておく。丁寧で分かりやすいお断りメッセージが書けたら、再利用できる返信にする。

そうすれば、機械的に見せずにスピードを上げられます。

iPhoneで繰り返し入力を減らす採用業務の生産性向上ヒント

モバイルで候補者対応をしているなら、まずは週に何度か送っているメッセージを洗い出してみてください。そこがいちばん手早く効率化できる部分です。

役立つスニペットのカテゴリには、次のようなものがあります。

初回アプローチ
フォローアップメッセージ
スクリーニングへの返信
日程調整の依頼
面接確認
お礼メッセージ
お断りメッセージ
紹介依頼
連絡先や署名ブロック

こうした文面を記憶頼みで打つのではなく、iOSキーボードに保存しておき、必要なときにタップして挿入します。

たとえば、こんな初回アプローチ文を保存できます。

こんにちは、[Name]さん。ご経歴を拝見し、現在担当しているポジションにとても合いそうだと感じました。もし短くお話しすることにご関心があれば、詳細をいくつかお伝えできます。

あるいは、最初のフォローアップ。

こんにちは、[Name]さん。先日のメッセージが埋もれてしまっていたかもしれないので、あらためてご連絡しました。もしこのポジションにご興味があれば、ここで簡単な概要をお送りします。

または、スクリーニングへの返信。

ご返信ありがとうございます。これまでのご経験と、次にどのような機会をお探しかをもう少し伺えたらと思います。今週、短いお電話のお時間をいただけますか？

どれもシンプルですが、それがポイントです。置き換えるのは判断ではなく、繰り返しの入力です。送信前に最後の文面を調整することは、もちろんできます。

キーボードスニペットとして保存しておきたい候補者向けメッセージ

良い採用スニペット集は、業務の流れの中でよくある場面を幅広くカバーしているべきです。

初回アプローチ

ここは特に時間短縮効果が大きい部分です。誰にでも同じ1通を使うのではなく、状況に合わせていくつか保存しておくのがおすすめです。

たとえば次のようなものです。

転職潜在層向けの短い紹介文
誰かの紹介でつながった候補者向けのアプローチ
職種に合わせた書き出し
以前連絡した相手への再接触メッセージ

最初のフォローアップ

返信は1通目ではなく、2回目の接触の後にもらえることがよくあります。すぐ使えるフォローアップがあると、対応を安定させやすくなります。

例:

こんにちは、[Name]さん。先日のメッセージについて、あらためてご連絡しました。ご経験は今回のポジションに関連しそうだと感じており、もしご関心があれば詳細をお伝えできます。

面接可能日時の確認

このメッセージは非常によく使い、変わるのは日付だけということも多いです。

例:

ご興味をお寄せいただきありがとうございます。20分ほどの面談について、[date]または[date]でご都合はいかがでしょうか？

お礼メッセージ

すばやいお礼は候補者体験の向上につながり、やり取りを人間味のあるものに保てます。

例:

本日はお時間をいただき、ありがとうございました。ご経歴について詳しく伺えてよかったです。今後の流れについては、追ってご連絡します。

お断りメッセージ

この文面は、一度しっかり考えて作ってから保存しておく価値があります。

例:

このたびはお時間をいただき、また本ポジションにご関心をお寄せいただきありがとうございました。選考の結果、今回は別の候補者の方と進めることになりました。ご経験についてお話を伺える機会をいただけたことに感謝するとともに、今後のご活躍をお祈りしております。

紹介依頼

例:

早速ご返信いただきありがとうございます。もしこのポジションがご自身には合わない場合でも、どなたか思い当たる方がいればご紹介いただけるとうれしいです。

これらを保存しておけば、メール、ブラウザの入力欄、メモ、メッセージアプリなど、スマホで文章を書くほぼどこでも挿入できます。

フォローアップや面接日程調整に動的な日付を使う方法

日付が入るメッセージは、タイミングだけが変わって構成は同じなので、特に保存する価値があります。

ここで役立つのが magic variables です。毎回手動で日付を直す代わりに、未来の日付を自動で挿入するスニペットを保存できます。

たとえば、次のように使えます。

%%DATE +1D%% で明日
%%DATE +7D%% で今日から1週間後

すると、次のようなメッセージがずっと再利用しやすくなります。

明日、%%DATE +1D%% に簡単なお電話の時間をいただくことはできますか？

まだご返信がない場合は、来週の %%DATE +7D%% にあらためてご連絡します。

よろしければ本日中に詳細をお送りし、%%DATE +3D%% にあらためてご連絡します。

移動中でも日付を計算し直す手間なく、日程調整のメッセージを正確に保てる実用的な方法です。

採用フェーズごとに返信を整理する

スニペットの一覧は、すべてが混ざっていると使いづらくなります。保存した返信をフェーズごとにグループ化しておくと、キーボード内の管理がぐっと楽になります。

シンプルな構成なら、こんな形です。

候補者探索: 初回アプローチ、紹介依頼、再接触メッセージ
スクリーニング: 導入返信、要件確認の質問、次のステップの説明
面接日程調整: 空き時間確認、確定連絡、再調整メモ
候補者フォロー: お礼メッセージ、進捗共有、状況確認
クロージング: お断りメッセージ、今後も連絡したい相手向けのメモ

これは大切です。採用のやり取りは速く進むからです。フェーズごとに整理されていれば、その場で必要な文面を見つけやすくなります。

また、使用頻度の高い返信は複数パターン持っておくこともできます。たとえば、ややフォーマルなアプローチ文、短めでスマホ向きの文面、紹介向けの少し柔らかい文面、といった形です。

ゼロから書き直さずに、アプローチを相手に合わせる

スニペットを使うことは、全員に堅く同じ文面を送ることではありません。保存した返信は、出発点として使うのがいちばん効果的です。

再利用する構成はそのままにして、大事な部分だけ個別に調整します。

特定のスキルや職種に触れる
候補者を見つけた経緯を入れる
以前の接点に応じてトーンを変える
状況に合わせて文章を短くしたり少し足したりする

役立つ目安は、冒頭の1文を個別化し、それ以外は効率よく保つことです。

たとえば、こんなベースのメッセージを保存しておけます。

こんにちは、[Name]さん。ご経歴がとても印象に残り、現在担当しているポジションについてご連絡しました。もしご関心があれば、詳細をお伝えできればと思います。

そして最初の1文だけ、すばやく調整します。

こんにちは、Mayaさん。技術系採用のご経験がとても印象に残り、現在担当しているポジションについてご連絡しました。

これならiPhoneでも数秒で対応でき、それでいてきちんと相手に向き合った印象を保てます。

採用担当者の連絡を速くする、シンプルなモバイル運用

いちばん続けやすいのは、軽いルーティンです。

繰り返し送っているメッセージに気づく。
いちばん良い文面をスニペットとしてキーボードに保存する。
採用フェーズごとにグループ化する。
日付入りのフォローアップには magic variables を追加する。
送信前に最初の1文だけ個別化する。
反応の良いスニペットを少しずつ改善する。

続けていくと、あなたのスマホは同じメッセージを何度も書き直す場所ではなく、すぐ使える採用ツールキットになります。対応は速くなり、文面の一貫性も保ちやすくなり、候補者にもより分かりやすいコミュニケーションを届けられます。

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