iPhoneからより素早く送れる営業フォローアップメッセージ

2020年2月27日

営業のフォローアップメッセージが大切なのは、商談の勢いを保てるからです。多くの案件は最初の1通だけでは前に進みませんし、それはごく普通のことです。大事なのは、確認の連絡を入れるたびに、内容が明確で、準備されていて、一貫していることです。

iPhoneやiPadで営業連絡をしているなら、速さも重要です。会議の合間に返信したり、通話後に要点をすぐ送ったり、しばらく反応のない見込み客に軽く連絡したりする場面で、同じ文面を毎回打ち直すのは時間の無駄ですし、表現にもばらつきが出やすくなります。もっとよい方法は、よく使う返信を少数だけキーボードに保存しておき、必要なものをタップして、最後の1〜2文だけ相手に合わせて整えることです。

営業フォローアップで大切なのは、数を増やすことではなく適切な内容を送ること

たくさん送れば自動的に結果がよくなるわけではありません。実際には、そのタイミングに合ったメッセージを送るほうがうまくいくことが多いです。

よいフォローアップには、1つの役割があります。たとえば次のようなものです。

返信をもらう
通話の予定を決める
次のステップを確認する
懸念や反対意見に答える
相手の話を要約して返す
止まっている会話を再開する

送る前にそのメッセージの目的がはっきりしていれば、文章は短く、わかりやすくなります。これはスマホでは特に有効です。長文は作りにくく、余計に複雑になりやすいからです。

明確なフォローアップは、相手の時間への配慮にもなります。曖昧な「その後いかがでしょうか」と送る代わりに、前提を短く思い出してもらい、役立つ情報を1つ添え、次の一歩をわかりやすく示せます。

営業プロセスの各段階ごとに、iPhone用のスニペット集を小さく作る

大きなライブラリは必要ありません。まずは、日常的によく使う営業フォローアップメッセージを数種類だけ、段階ごとに分けて保存するところから始めましょう。

シンプルな構成なら、たとえば次のようにできます。

初回連絡
返信がない場合のフォローアップ
通話後の要約
反対意見への返信
日程調整メッセージ
停滞中の案件への軽い再連絡

こうしておくと、キーボードが実用的なままで、ごちゃごちゃしません。Mail、Messages、LinkedIn、あるいはiPhone上の別のアプリでメモを追加しているときでも、キーボードを開いて必要な保存済み返信をタップし、細部だけすばやく調整できます。

たとえば、次のようなスニペットを入れておくと便利です。

短い初回アプローチ
3日後のフォローアップ
1週間後のフォローアップ
合意した次のステップ付きの要約
「今は忙しいです」への返信
「詳細を送ってください」への返信
打ち合わせ確認
やわらかく締めるための確認メッセージ

目的は、台本のように聞こえることではありません。毎日同じ構成を一から書き直さなくて済むようにすることです。

貼り付け感ではなく、個別に書いたように聞こえるフォローアップを書く

保存済みの返信は、会話全体ではなく、繰り返し使う部分を任せるといちばん効果的です。

基本の形はシンプルです。

相手に合わせたひと言
連絡した理由を明確に伝える
次の一歩を簡単にする

たとえば、長い文章をそのまま貼り付けるのではなく、あらかじめ構成だけ入った保存済み返信を使い、相手に合わせた1文を足します。

Hi Sarah — enjoyed your note about hiring ramping up this quarter.
Wanted to follow up on my last message in case this is still relevant.
If it helps, I can send a short example of how this could fit your workflow.

1文目が、そのメッセージを人間らしく見せる部分です。保存済み返信には2行目と3行目を入れておき、冒頭だけ個別に変えると自然です。

定型文っぽさを減らすコツはいくつかあります。

直前の会話や具体的な課題に触れる
文を短く保つ
次の一歩は1つだけ尋ねる
押しの強い印象を避ける
スマホでの短いメッセージとして自然に言えない表現は削る

ここでは、相手の話をきちんと聞いていることも大切です。見込み客が重視しているのが時期なのか、費用なのか、導入のしやすさなのかがわかっているなら、次のフォローアップにそれを反映させましょう。全員に同じような催促を送るより効果的です。

キーボードに保存しておくと便利な営業フォローアップメッセージ

ここでは、保存しておく価値のある実用的な営業フォローアップメッセージをいくつか紹介します。

初回アプローチ

Hi [Name] — reaching out because I think I may be able to help with [specific problem].
If this is relevant, I can send a quick summary tailored to your situation.

返信がないときのフォローアップ

Hi [Name] — wanted to follow up on my last note.
I know inboxes get busy, so I’ll keep this short.
If [problem] is still a priority, I’m happy to send a simple next-step suggestion.

価値を添えるフォローアップ

Hi [Name] — one quick idea based on our earlier conversation: [brief helpful point].
If useful, I can send a more specific example.

このタイプのメッセージは、ただ「その後いかがでしょうか」と繰り返すよりも、新しい情報を加えられるぶん効果的です。

通話後の要約

Thanks again for the conversation today.
My understanding is that your main priorities are:

[Need 1]

[Need 2]

[Need 3]
Next step: [agreed action].

これは保存しておく価値がとても高いスニペットの1つです。相手の要望を正しく理解できているか確認できますし、もし違っていれば、相手も気軽に修正できます。

停滞している案件への軽い再連絡

Hi [Name] — circling back in case this slipped down the list.
No pressure either way. If timing is not right, I’m happy to reconnect later.
If you’d like, I can also send a short recap of where we left things.

会話が止まっているときは、この “no pressure” のひと言が相手の心理的な負担を減らしてくれることがあります。

よくある反対意見にも、スマホからすばやく返せるようにする

反対意見への対応は、必要になってから考えるより、先に準備しておくほうがうまくいきます。スマホでは特に重要です。固まってしまったり、急いで送りすぎたり、必要以上に長く打ってしまったりしやすいからです。

よく聞く反対意見には、短い返信を保存しておきましょう。落ち着いた、会話らしい文面にしておくのがポイントです。

“I’m too busy right now”

Totally understand. Timing matters.
If helpful, I can send a very short summary now and follow up at a better time.

“Send me some information”

Happy to.
To make it useful, is there one area you want me to focus on first: [option], [option], or [option]?

こうすると、曖昧な約束で会話が止まるのではなく、やり取りを前に進めやすくなります。

“We’re already using something else”

Thanks for sharing that.
In that case, it may help to compare based on the specific result you want most right now.
If you want, send over your main priority and I’ll keep my reply focused on that.

“Not a priority yet”

Understood.
Would it be helpful if I checked back when this becomes more urgent, or would you prefer I close the loop for now?

短い反対意見への返信があると、落ち着いて対応しやすくなります。保存した文をタップして、1文だけ相手に合わせて直し、そのまま送りやすくなります。

日程調整メッセージは動的な日付を使うと楽になる

日程調整メッセージは、magic variables が特に役立つ場面です。毎回日付を手入力する代わりに、動的な日付を差し込むメッセージを保存しておけます。

たとえば、日程調整用のスニペットは次のようにできます。

Happy to find a time. Would tomorrow, %%DATE +1D%%, work for a quick chat?

あるいは、

I’m available on %%DATE +2D%% if that suits you. If not, feel free to suggest a better day.

移動中に返信していて、整った文面をすばやく送りたいときに特に便利です。雰囲気は相手に合わせたまま、繰り返しの入力だけ省けます。

打ち合わせ確認の返信も、たとえば次のように保存できます。

Confirmed for %%DATE%%. Looking forward to it.

こうした小さな工夫で手間が減り、営業フォローアップメッセージを無理なく継続して送りやすくなります。

返信が来るメッセージを見ながら、フォローアップ文面を改善していく

よいテンプレートは、最初から完璧な文面を書こうとして作るものではなく、実際の会話の中から育っていくことがほとんどです。

返ってきた返信に注目してみてください。どんな書き出しに反応があるのか。どのフォローアップは曖昧すぎるのか。どの反対意見への返信が会話を前に進めるのか。

そのうえで、保存済みスニペットを少しずつ更新していきましょう。

ライブラリを改善するシンプルな方法は次のとおりです。

いちばんよく使うメッセージを残す
重たく感じる文は短くする
弱い書き出しは、より具体的なものに差し替える
実際のよい会話から生まれた文面を保存する
一度も使わないテンプレートは削除する

そうしていくうちに、自分らしい言い回しで、自分の営業の流れにも合い、必要なときにスマホからすぐ使える営業フォローアップメッセージ集ができあがります。

スマホから営業フォローアップメッセージを送ることが多いなら、Text Expander – Text Shortcuts & Custom Keyboard を使うと、よく使う返信を保存して、よりすばやく挿入できます。 https://apps.apple.com/sa/app/text-expander-keyboard/id6743344539